Alte Papiere ausmisten schafft Platz in den überfüllten Schränken. Doch wann dürfen Sie eigentlich Dokumente entsorgen? Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Art von Unterlagen? Und was riskieren Sie, wenn Sie früher als erlaubt Platz schaffen?

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für verschiedene Dokumente

Auch Privatpersonen müssen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Sonst drohen Nachteile. Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Nachweise über Einzahlungen in die gesetzlichen Sozialversicherungen sowie Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- und Arbeitslosengeld müssen Sie theoretisch gar nicht aufbewahren. Es wird jedoch dringend empfohlen, diese Dokumente mindestens bis zum Renteneintritt aufzubewahren. Bis dahin können die Unterlagen zur Berechnung von Rentenansprüchen oder für Bewerbungen benötigt werden.

Kontoauszüge sollten Sie so lange aufbewahren, bis Sie mögliche Forderungen mit dem Hinweis auf Verjährung abwehren können. Das bedeutet, dass Sie Auszüge erst drei volle Kalenderjahre nach der letzten vermerkten Buchung vernichten sollten. Ansonsten können Sie eine Zahlung womöglich nicht nachweisen.

Gemäß § 14b Abs. 1 S. 5 Nr.1 UstG müssen Privathaushalte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang aufbewahren. Der Gesetzgeber verlangt dies u.a. um Schwarzarbeit zu bekämpfen. Auch hier gilt, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres beginnt, in dem ein Dokument ausgestellt worden ist. Rechnungen über handwerkliche Leistungen, die der Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten Sie fünf Jahre lang archivieren.

Rechnungen über größere Anschaffungen sollten Sie über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahren. Der Grund: Kommt es in Ihrem Haushalt zu einem größeren Schaden, können Sie Ihrer Hausratversicherung mit den Dokumenten den Besitz der Gegenstände nachweisen.

Aufbewahrungsfristen und Steuererklärung

Bei Ihrer Steuererklärung machen Sie vielleicht diverse Ausgaben geltend. Viele Dokumente müssen Sie nicht einreichen: Das Finanzamt glaubt Ihnen bzw. fragt nur in Einzelfällen nach. Dennoch sollten Sie Dokumente über Ausgaben nicht entsorgen, nur weil Ihr Steuerbescheid ins Haus flattert. Bis zum Ablauf der vierjährigen Festsetzungsfrist kann das Finanzamt Belege nach billigem Ermessen anfordern. Solange sollten Sie die Nachweise auch aufbewahren. Länger als vier Jahre dauert die Festsetzungsfrist nur für Steuerzahler mit Bruttoeinkünften ab einer halben Million Euro.

Bis dass der Tod uns scheidet: Dokumente mit unbegrenzter Aufbewahrungsfrist

Von einigen Dokumenten dürfen Sie sich ein Leben lang nicht trennen. Dazu zählen Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Sterbeurkunden von Verwandten sowie Heirats- und Scheidungsurkunden. Auch Ihre Zeugnisse aus vergangenen Schul- und Arbeitstagen sollten Sie immer gut aufbewahren, falls Sie sich für eine neue Stelle bewerben möchten.