Alte Papiere ausmisten schafft Platz in den überfüllten Schränken. Doch wann dürfen Sie eigentlich Dokumente entsorgen? Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Art von Unterlagen? Und was riskieren Sie, wenn Sie früher als erlaubt Platz schaffen?

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für verschiedene Dokumente

Auch Privatpersonen müssen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Sonst drohen Nachteile. Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Nachweise über Einzahlungen in die gesetzlichen Sozialversicherungen sowie Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- und Arbeitslosengeld müssen Sie theoretisch gar nicht aufbewahren. Es wird jedoch dringend empfohlen, diese Dokumente mindestens bis zum Renteneintritt aufzubewahren. Bis dahin können die Unterlagen zur Berechnung von Rentenansprüchen oder für Bewerbungen benötigt werden.

Kontoauszüge sollten Sie so lange aufbewahren, bis Sie mögliche Forderungen mit dem Hinweis auf Verjährung abwehren können. Das bedeutet, dass Sie Auszüge erst drei volle Kalenderjahre nach der letzten vermerkten Buchung vernichten sollten. Ansonsten können Sie eine Zahlung womöglich nicht nachweisen.

Gemäß § 14b Abs. 1 S. 5 Nr.1 UstG müssen Privathaushalte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang aufbewahren. Der Gesetzgeber verlangt dies u.a. im Hinblick auf die Bekämpfung von Schwarzarbeit. Auch hier gilt, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres beginnt, in dem ein Dokument ausgestellt worden ist. Rechnungen über handwerkliche Leistungen, die der Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten Sie fünf Jahre lang archivieren.

Rechnungen über größere Anschaffungen sollten Sie über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahren. Der Grund: Kommt es in Ihrem Haushalt zu einem größeren Schaden, können Sie Ihrer Hausratversicherung mit den Dokumenten den Besitz der Gegenstände nachweisen.

Aufbewahrungsfristen und Steuererklärung

Dokumente über Ausgaben, die Sie steuerlich geltend machen möchten, sollten Sie mindestens solange aufbewahren, bis Sie Ihren Steuerbescheid in den Händen halten in dem das Finanzamt die Kosten anerkannt hat.

Allerdings kann das Finanzamt bis zum Ende der Festsetzungsfrist noch Änderungen an bereits erteilten Bescheiden vornehmen. Dazu könnte es kommen, wenn eines Tages Belege angefordert werden, die Sie bereits entsorgt haben. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, bewahren Sie steuerlich relevante Dokumente deshalb bis zum Ende der vier Jahre langen Festsetzungsfrist auf.

Falls Sie in einem Steuerjahr positive Einkünfte von 500.000 Euro oder mehr erzielt haben, beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente und eingereichte Unterlagen sechs Jahre.

Bis dass der Tod und scheidet: Dokumente mit unbegrenzter Aufbewahrungsfrist

Von einigen Dokumenten dürfen Sie sich ein Leben lang nicht trennen. Dazu zählen Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Sterbeurkunden von Verwandten sowie Heirats- und Scheidungsurkunden.

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