Telefoninterview: Vorbereitung, Ablauf & Tipps

Immer mehr Unternehmen nutzen Telefoninterviews als ersten Schritt im Bewerbungsprozess ─ eine Stresssituation für viele Bewerber. Stressig muss es aber gar nicht werden. Denn auch auf ein Telefoninterview kannst du dich ─ wie auf ein Face-to-Face-Vorstellungsgespräch ─ optimal vorbereiten. Wie dir das gelingt, zeigen wir dir hier.

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Wozu dient ein Telefoninterview?

Das erste, telefonische Interview hat nur ein Ziel: Das Unternehmen will den Kandidatenpool verkleinern und für die Stelle relevante, interessante Bewerber herausfiltern.

Vor allem große Unternehmen erhalten meist hunderte Bewerbungen auf eine Stelle. Dank der sozialen Netzwerke wie Xing oder Linkedin ist es für Bewerber noch einfacher eine online Bewerbung abzuschicken. Schnell, in 2 Minuten abgeschickt mit nur einem Klick. Viele Bewerber lesen sich das Anforderungsprofil nicht im Detail durch. So landen leider auch eine große Anzahl nicht passender Lebensläufe im E-Mail Postfach des Unternehmens. Mit Hilfe von Telefoninterviews können die zuständigen Personaler die Menge einfach und effektiv reduzieren.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei der Stelle um einen Ausbildungsplatz, ein Praktikum oder eine Festanstellung für Berufserfahrene handelt.

Zudem hilft das Telefoninterview den Personalern herauszufinden, ob du dich für die Stelle grundlegend eignest und die Rahmenbedingungen passen. Neben einem ersten Kennenlernen geht es dabei auch um “Erwartungsmanagement”. Bewerben ist keine Einbahnstraße ─ Erwartungen hat nicht nur das Unternehmen an dich, sondern auch du an das Unternehmen. Ein Beispiel: Es kann durchaus passieren, dass du schon im ersten Gespräch nach deinen Gehaltsvorstellungen gefragt wirst. Sind deine Vorstellungen höher, als was das Unternehmen dir bieten kann, ist es wichtig das so schnell wie möglich zu klären. Ähnlich verhält es sich mit Formalitäten wie dem frühesten Eintrittstermin.

Neben den Rahmenbedingungen soll das Telefoninterview klären:

• Lohnt sich ein weiteres Bewerbungsgespräch mit dir?
• Hast du ernsthaftes Interesse an dem Unternehmen oder möchtest du nur so schnell wie möglich von deinem jetzigen Arbeitgeber weg
• Hast du die erforderlichen Soft und Hard Skills?

Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Im Grunde unterscheidet sich ein Telefoninterview nicht stark von einem klassischen, persönlichen Bewerbungsgespräch.

1. Vorstellung: Das Gespräch beginnt mit einer kurzen Begrüßung, in der dein Gesprächspartner sich und das Unternehmen vorstellt. Danach bist du an der Reihe dich vorzustellen.
2. Fragen: Wenn die Vorstellung abgeschlossen ist, startet meist der Personaler damit, dir einige spezifische Fragen zu stellen. Dabei geht es vor allem um den Grund der Bewerbung, deine Motivation und deinen beruflichen Hintergrund. Fachspezifische Fragen können hier vom Unternehmen gestellt werden. Manchmal kommen diese auch erst im nächsten Bewerbungsgespräch
3. Rahmenbedingungen: Natürlich müssen auch Formalitäten geklärt werden. Dazu gehören Gehaltsvorstellungen, Eintrittstermin und andere Bedingungen, die mit der Stelle zusammenhängen, beispielsweise Geschäftsreisen, Arbeitszeiten, Homeoffice und andere Leistungen.
4. Zeit für Rückfragen: Am Ende des Gesprächs wird dem Bewerber meist Zeit gegeben, noch nicht geklärte Fragen zu stellen. Auch wenn du an dieser Stelle keine offenen Fragen hast, solltest du dich immer nach den nächsten Schritten erkundigen und fragen, wann du wieder vom Unternehmen hören wirst.
5. Verabschiedung: Im letzten Schritt kommt es natürlich zur Verabschiedung. Bedanke dich auf jeden Fall für das Gespräch und die genommene Zeit. Vergiss nicht zu betonen, dass du dich auf das weitere Vorgehen und ein erneutes Gespräch freust.

Wie bereite ich mich auf ein Telefongespräch vor?

Um gut vorbereitet zu sein, speichere dir Name und Telefonnummer des Anrufers ab, sobald du die Einladung erhältst. Ruft die Person an, erinnert dich dein Display nochmals an den Namen der anrufenden Person. Du kannst den Anrufer im Telefoninterview nun direkt mit Namen begrüßen und damit schon im Einstieg punkten.

Meldet sich ein anderer Anrufer, notiere dir den Namen sofort. Halte deshalb immer Block und funktionierenden Stift bereit. Hast du den Namen nicht verstanden, solltest du einmal nachfragen und um Wiederholung des Namens bitten, statt die Person falsch anzusprechen.

Zu einer guten Vorbereitung gehören außerdem die folgenden Punkte:

• Recherchieren und Informationen sammeln: Wenn du es für die Bewerbung noch nicht getan hast, solltest du dich spätestens jetzt gründlich informieren, bei wem du dich eigentlich beworben hast. Was macht das Unternehmen? Wie viele Standorte und Mitarbeiter hat es? Dazu reicht in der Regel die Unternehmenswebseite. Es schadet aber auch nicht, das Unternehmen einfach zu googlen ─ so erfährst du unter Umständen mehr, zum Beispiel Erfahrungsberichte von Kunden oder Bewertungen ehemaliger Mitarbeiter.
• Über Gesprächspartner informieren: Hol auf jeden Fall auch ein paar Informationen über dein Gegenüber ein. Dazu eignen sich Xing und Linkedin wunderbar. Schließlich solltest du wissen, mit wem du sprichst und welchen Hintergrund er oder sie hat. Wer weiß, vielleicht wart ihr beide an der gleichen Universität? Das ist auf jeden Fall ein Anknüpfungspunkt.
• Bereite deine Selbstpräsentation vor: Im Gespräch wirst du sicherlich auch darum gebeten werden, dich vorzustellen. Außerdem kannst du Fragen zu deiner Berufserfahrung oder bisherigen Stellen erwarten. Sieh dir deshalb noch einmal deinen Lebenslauf an und bereite dich darauf vor, dich von deiner besten Seite zu präsentieren, berufliche Highlights und Erfolge eingeschlossen.
• Auf gängige Fragen vorbereiten: Jeder Personaler stellt andere Fragen. 100 % kann man sich deshalb nie vorbereiten. Dennoch kann es nicht schaden, wenn du dich auf die Standardfragen einstellst, wie zum Beispiel: Wo siehst du dich in 5 Jahren? Was sind deine Stärken? Warum hast du dich beworben?
• Technik-Check: Selbsterklärend aber wichtig. Stelle sicher, dass dein Telefon ausreichend geladen ist und lege dir für den Ernstfall ein Ladegerät bereit. Prüfe, wo du den besten Empfang hast und stelle sicher, dass du erreichbar bist.
• Stift und Papier bereithalten: Halte für Notizen während des gesamten Bewerbungsgesprächs stets deine Unterlagen und Schreibgeräte parat.

Wie lange dauert ein Telefoninterview?

Ein Telefoninterview kann unterschiedlich lang dauern. Wirst du zum Telefoninterview eingeladen, solltest du es dankend bestätigen und die voraussichtliche Dauer erfragen. Anhand dessen erkennst du bereits inhaltliche Tendenzen:

• Bei bis zu 20 Minuten dauernden Gesprächen stellt der Interviewer meist nur typische Bewerbungsfragen und möchte Formalitäten klären. Dazu gehören Rückfragen zur Bewerbung, zum Lebenslauf und deiner Motivation.
• Längere Gespräche können bis zu einer Stunde dauern und je nach Stellenprofil sogar in einer anderen Sprache geführt werden. Auf ein solches Telefoninterview solltest du dich intensiver vorbereiten, denn hier geht es um deine Pläne und Ziele, deine Stärken und Schwächen und um deine Fragen an den potenziellen Arbeitgeber.

Der Termin zum Telefoninterview — wer ruft an?

Wer beim Gespräch wen anruft erfährst du aus der E-Mail oder dem Einladungsschreiben. Wenn es dort nicht spezifiziert ist, ruft in der Regel das Unternehmen an. Verlassen solltest du dich dennoch nicht darauf. Wenn zum vereinbarten Termin nach ein paar Minuten niemand angerufen hat, solltest du selbst zum Hörer greifen.

Um Missverständnisse zu vermeiden kannst du bei deinem Ansprechpartner auch immer per E-Mail vor dem Termin nachfragen.

Im Telefoninterview Fragen stellen, aber welche?

Bewerbungsgespräche sind in der Regel ein Frage-Antwort-Spiel, bei dem der Personaler Fragen stellt und der Bewerber antwortet. Es wird dem Bewerber am Ende des Gesprächs auch die Möglichkeit gegeben, selbst Fragen zu stellen. Zumindest dann, wenn der Arbeitgeber noch Interesse an einer Zusammenarbeit hat.

Jetzt heißt es nicht mehr „Was wird man bei einem Telefoninterview gefragt?“, sondern „Was fragt man da?“. Gern gehört werden Fragen nach der Einarbeitung, nach dem Team oder dem eigenen Aufgabenbereich. Aber Vorsicht, nichts davon sollte schon erwähnt worden oder allgemein bekannt sein.

Wer beispielsweise fragt, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen hat oder welche Produkte hergestellt werden, tritt ins Fettnäpfchen. Diese Infos solltest du vorab im Internet recherchieren.

Tipp: Fragen nach der nächsten Gehaltserhöhung oder der Dienstwagenklasse lassen deine Interessen in einem schlechten Licht erscheinen.

Mimik und Gestik überzeugen auch beim Telefoninterview

In einem Telefoninterview spielt die Stimme eine besondere Rolle. Jede Veränderung in Stimmung oder körperlichen Haltung macht sich in Tonlage, Stimme und Atmung bemerkbar. Wer am Telefon lächelt, wirkt deutlich sympathischer, auch wenn der Gesprächspartner dies nicht sieht.

Aufgeregtes Gestikulieren macht sich oft in hektischem Sprechtempo und unruhiger Atmung bemerkbar. Du solltest während des Telefoninterviews weder unruhig durch den Raum laufen, noch auf der Couch liegen. Die Liegeposition lässt die Atmung flacher und die Stimme gedämpft wirken. Verstell dich auf keinen Fall ─ wenn du beim Telefonieren gerne durch den Raum läufst, weil es dir hilft dich zu entspannen, dann zwing dich nicht still zu sitzen. Je angenehmer die Situation für dich ist, desto entspannter und natürlicher wirkst du. Und das macht sich auch im Telefoninterview bemerkbar.

Tipp: Wenn du dich in deiner üblichen Berufskleidung sicherer fühlst, entscheide dich für dieses Outfit.

Richtig verhalten bei einem spontanen Anruf

Ein Telefoninterview ist eine belastende Situation, die einiges von den Bewerbern fordert. Noch stressiger wird es, wenn das Unternehmen das Gespräch nicht ankündigt, sondern spontan bei dir anruft. Je nachdem, ob du deine Festnetznummer oder eine Handynummer angegeben hast, kann dich der Anruf zuhause beim Backen mit den Kindern, an deinem jetzigen Arbeitsplatz oder an der Kasse im Supermarkt erreichen.
Auch wenn du einen gewissen inneren Druck verspürst wirst, das Gesprächsangebot nicht abzulehnen, solltest du dir überlegen, ob du in der aktuellen Situation wirklich dazu bereit bist und deine Umgebung dir ein ruhiges Gespräch erlaubt. Da es um vertrauliche Themen geht, sollte das Telefoninterview nicht im öffentlichen Raum stattfinden. Am aktuellen Arbeitsplatz unter den wachsamen Ohren der Kollegen hat ein Telefoninterview auch keinen Platz.

Tipp: Entscheide dich eher gegen das spontane Interview und bitte ruhig mit einer kurzen Begründung um einen neuen Termin. Ein verantwortungsbewusster Arbeitgeber wird dir diesen Wunsch nicht abschlagen. Ganz im Gegenteil, zeigt es doch Selbstsicherheit und die Fähigkeit, auch in Stresssituationen überlegt zu handeln

Fazit: Im Telefoninterview überzeugen mit diesen Tipps

• Mach dich vor dem Telefoninterview über die Website des Unternehmens mit deinem potentiellen Arbeitgeber vertraut. Maßgeblich sind Gesellschaftsform und Struktur des Unternehmens, Mitarbeiteranzahl, Produktportfolio und Kundenanzahl, Studien oder Auszeichnungen.
• Erstelle eine kurze Selbstdarstellung und Begründungen für deine beruflichen Wechsel sowie über Schwerpunkte. Notiere in Stichpunkten Fragen, die du dem Interviewpartner stellen wirst. Halte Lebenslauf und Anschreiben parat.
• Versetze dich mental in die Situation eines Bewerbungsgesprächs vor Ort. Vermeide hektische Bewegungen und zu laute Reaktionen. Sei möglichst entspannt, lächle, atme ruhig und lass dich nicht ablenken.
• Vereinbare mit dem Gesprächspartner weitere Schritte. Das kann ein persönliches Kennenlernen im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs sein oder bei Bewerbungsgesprächen für einen Ausbildungsplatz auch ein mehrstündiges Probearbeiten.