Rechnungsstellung: Wie schreibe ich eine Rechnung?

Zugegeben: Buchhaltung ist für viele  – ob Händler oder Freiberufler  – vor allem eine lästige Pflicht. Doch korrekte Rechnungen ausstellen zu können, gehört zu den Grundlagen jedes Unternehmers. Rechnungen ermöglichen dir, den Überblick über die Buchhaltung zu wahren und ersparen dir im Zweifel viel Ärger mit dem Finanzamt.

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Wann ist eine Rechnung Pflicht?

Rechnungserstellung, auch Fakturierung genannt, ist für alle Unternehmen Pflicht, die Dienstleistungen oder Waren an ein anderes Unternehmen oder an juristische Personen verkaufen (§14 Umsatzsteuergesetz, UStG). Auch Freiberufler oder gewerbliche Ebay-Verkäufer sind dazu verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Über Gutschriften ist ebenfalls eine Rechnung zu erstellen.

Keine gesetzliche Pflicht sind Rechnungen bei Dienstleistungen, dem Verkauf an Privatpersonen sowie bei steuerfreien Leistungen (§ 368 des Bürgerlichen Gesetzbuches, BGB). Eine Quittung oder einen Zahlungsbeleg muss ein Händler also nicht unbedingt ausstellen – Kunden können es allerdings einfordern.

Unternehmen sind zu einer Rechnung an Privatpersonen nicht verpflichtet. Doch viele legen auf freiwilliger Basis eine Rechnung bei. Zahlungsbelege in Form von Kassenbons und Quittungen reichen in der Regel vollkommen aus, wenn Privatpersonen Ausgaben steuerlich absetzen möchten.

Rechnungen richtig schreiben

Ist eine Rechnung zu erstellen, sollte sie einige formale Bedingungen erfüllen. Ansonsten ist das Risiko hoch, dass Kunden oder Finanzamt sich beschweren. Rechnungen im Nachhinein zu korrigieren ist sehr aufwändig.

Pflichtangaben: Was muss eine Rechnung enthalten?

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware/Bezeichnung der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Auslieferung oder Dienstleistung (Kalendermonat)
• Hinweis auf Privatverkauf/Privatdienstleistung
• Rechnungsbetrag, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt (brutto/netto)
• fortlaufende Rechnungsnummer
• optional: vereinbarte Minderungen des Entgelts, Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die fortlaufende Rechnungsnummer ermöglicht, Geldeingänge der jeweiligen Rechnung zuzuordnen. Darum darf jede Nummer nur einmalig vergeben werden! Das System kann hierbei frei gewählt werden, beispielsweise ein fortlaufendes Nummernsystem. Auch eine Kombination mit Buchstaben ist möglich. Schließlich möchte nicht jeder Unternehmer, dass bei einfacher durchlaufender Nummerierung für Kunden ersichtlich wird, wie viele Rechnungen er jährlich ausstellt. Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro sind nicht fortlaufend zu nummerieren.

Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind Unternehmer, deren Umsätze im vergangenen Geschäftsjahr 22.000 Euro und im aktuellen Geschäftsjahr voraussichtlich 50.000 Euro (Stand 2020) nicht überschreiten werden. Sie sind nicht verpflichtet, Umsatzsteuer zu erheben.

Wie erstelle ich also eine Rechnung als Kleinunternehmer? Als solcher unterliegst du den gängigen Regeln und Pflichten, wenn es um Rechnungen geht. Wichtig: Wer als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erhebt, darf diese auch nicht aufführen. In der Rechnung ist dies mit einem Hinweis auf die „Kleinunternehmer-Regelung“ (§ 19 UStG) zu dokumentieren. Zum Beispiel mit der Formulierung „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG.“

Rechnung ausstellen als Privatperson

Ob Privatverkauf oder Hilfe beim Umzug, auch Privatpersonen bieten Dienstleistungen oder Waren gegen Geld an. Sie dürfen Rechnungen erstellen, sind allerdings nicht dazu verpflichtet. Unter einem Betrag von 730 Euro/Jahr sind keine Steuern abzuführen.

Was muss auf einer entsprechenden Rechnung stehen?

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware/Bezeichnung der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Auslieferung oder Dienstleistung (Kalendermonat)
• Hinweis auf Privatverkauf/Privatdienstleistung

Am besten immer „auf Rechnung“ arbeiten

Auch in den Fällen, in denen eine Rechnung keine Pflicht ist, ist die Rechnungsstellung zu empfehlen. Für Kunden ist es ein guter Service, für die eigene Buchhaltung eine Erleichterung. Und auch die jährliche Steuererklärung fällt mit Rechnungen leichter. Eine gute Software inklusive automatischer Rechnungserstellung kann hierbei auch Kleinunternehmern hervorragende Dienste leisten.

Hinweis: Erfahre hier, warum es auch rund um Haushaltshilfen im Privathaushalt wichtig ist, eine Rechnung zu erstellen.

Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Besteht die Pflicht zur Rechnungsstellung, also bei Rechnungen an Geschäftskunden, solltest du diese innerhalb von sechs Monaten erstellen. Das Geld ist bereits auf dem Konto, die Rechnung noch gar nicht erstellt? Kein Problem – das Finanzamt erkennt auch Rechnungen nach Geldeingang an.

Kann man eine Rechnung rückwirkend stellen?

Besteht keine Pflicht, zum Beispiel bei der Rechnung an Privatpersonen, gibt der Gesetzgeber dir drei Jahre die Möglichkeit, deine Rechnung zu erstellen. Denn solange bleibt dein Anspruch auf ein Entgelt für deine Leistungen bestehen. Dies hängt mit der Verjährungsfrist zusammen.

Wann verjährt eine Rechnung?

Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung erbracht wurde. Für eine Leistung, die im November 2020 erbracht wurde, besteht also bis Ende 2023 Anspruch auf deren Bezahlung.

Für Kundenbeziehung, Steuererklärung und die eigene Buchhaltung sind lange Verspätungen rund um die Rechnungserstellung nicht empfehlenswert. Kunden können ansonsten die Beiträge nicht steuerlich geltend machen. Am besten erledigst du die Rechnungsstellung darum innerhalb des laufenden Wirtschaftsjahres.

Rechnungen aufbewahren: Diese Frist gilt

Ob digital oder in Papierform: Aus Sicht des Finanzamts solltest du Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Anschließend kannst du sie entsorgen. Weitere Infos rund um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente findest du in diesem Beitrag.

Fazit: Routine bei Rechnungen erleichtert das Leben

Wer einmal ein korrektes Dokument als Vorlage für Rechnungen angelegt hat, kann dies immer wieder verwenden. Rechnungen sind dann mit wenigen Klicks erledigt. Eine moderne Buchhalter-Software, zum Beispiel für Händler, generiert automatisch Rechnungen und vereinfacht das Arbeitsleben. Wer Rechnungen routiniert ausstellt, erleichtert sich und seinen Kunden den Arbeitsalltag rund um die Bürokratie. Gibt es doch einmal Unklarheiten, hilft ein guter Rechtsschutz.