Mann macht sich Notizen während einer Videokonferenz.

So meisterst du Videokonferenzen im Home-Office

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Lesezeit: 4-5 Minuten

So meis­terst du Video­kon­fe­ren­zen im Home-Office

Für viele ist Home-Office zur neuen Normalität geworden. Dadurch hat sich auch unsere Art geändert mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden zu kommunizieren: Statt zum Hörer zu greifen, setzen viele Unternehmen auf spezielle Softwares. Videokonferenzen gehören nun zum Arbeitsalltag. Wir telefonieren mehr und länger, was nicht immer zu einer höheren Effektivität beiträgt. Die richtige Vorbereitung hilft dabei kleinere Pannen zu vermeiden, insbesondere beim technischen Set-up.

Mit diesen Empfehlungen meisterst du jede Videokonferenz im Home-Office.

1. Zeig, wer du bist: Kamera einschalten

Schalte deine Webcam ein und ermutige damit die anderen Teilnehmer, das auch zu tun. Eine Fraunhofer-Studie kam zu dem Ergebnis, dass die Präsenz anderer Teammitglieder motivierend wirkt. Obwohl ihr als Team remote zusammenarbeitet, entsteht so mehr Nähe zueinander und du kannst besser auf die Körpersprache einzelner Personen eingehen. Fest steht: Wenn du dein Gegenüber beim Sprechen siehst, fällt es viel leichter, eine persönliche Beziehung herzustellen und das Gesagte zu verstehen.

2. Wähle einen neutralen Hintergrund

Vermeide Ablenkungen, indem du einen schlichten Hintergrund wählst und ihn so aufgeräumt wie möglich hältst. Eine einfache Wand oder ein Regal mit Zimmerpflanzen, Büchern und Deko schafft ein angenehmes Setting. Die verschiedenen Software-Anbieter zur Videotelefonie bieten zudem virtuelle Hintergründe an, die vor allem dann nützlich sind, wenn du deine eigenen vier Wände privat halten möchtest. Du kannst also einfach einen passenden Hintergrund für die Videokonferenz aussuchen und ändern. Achte bei geschäftlichen Videokonferenzen darauf, einen angemessenen und professionellen Hintergrund zu wählen. Animierte Hintergründe erzielen oft das Gegenteil und wirken irreführend. Die Hintergrundfunktion soll nämlich in erster Linie dem Schutz deiner Privatsphäre dienen.

3. Virtuell in Kontakt bleiben: Kontaktpflege

In Zeiten, in denen wir im Alltag vielen Einschränkungen ausgesetzt sind, leiden auch unsere sozialen Kontakte. Nimm dir deshalb zu Beginn eines Online-Meetings etwas Zeit und spreche mit deinen Gesprächspartnern über Dinge, die nicht unmittelbar mit der Arbeit zu tun haben. Ein kleines Schwätzchen hilft dabei, die Kontakte zu pflegen und ist häufig ein guter Einstieg in ein Gespräch. Achte dabei darauf, alle Gesprächspartner zu beteiligen. Jeder sollte möglichst zu Wort kommen und aktiv am Gespräch teilhaben können. Der Small-Talk hält den Zusammenhalt im Team aufrecht und trägt auf lange Sicht zu guten Beziehungen bei.

4. Gehe auf deinen Gesprächspartner ein

Richte deine Gesprächsthemen und Herangehensweise individuell am Gesprächspartner aus. Eine persönliche Ansprache schafft Vertrauen und zeigt, dass dir dein Gegenüber wichtig ist. Wie du einer Person begegnest? Natürlich immer aufgeschlossen und freundlich. Nur so kann auch bei örtlicher Distanz eine gute Atmosphäre gewährleistet werden.

Bonustipp: Im Internet gibt es verschiedene Tests zu Persönlichkeitsprofilen. Diese können interessante Aufschlüsse über verschiedenste Persönlichkeiten geben und das Verständnis gegenüber Einzelnen fördern. Davon profitiert auch das Team: Die Zusammenarbeit wird erleichtert, wenn jeder weiß, wie der andere in etwa tickt.

5. Nutze eine benutzerfreundliche Software

Beim Einrichten von Videoanrufen geht noch immer viel Zeit verloren. Mach es deshalb allen Beteiligten leichter und verwende eine Software, die zur Nutzung nicht extra installiert werden muss. Die meisten dieser Tools sind als Webversion verfügbar und du musst den Gesprächspartnern lediglich den Link oder die Zugangsdaten für die Teilnahme übermitteln.

6. Passende Hardware und gute Internetverbindung

Online Meeting Tools können noch so gut sein, verfügst du über eine schlechte Internetverbindung wird der Ablauf des Meetings gestört und deine Arbeit verzögert sich. Schnelles Internet ist neben der richtigen Hardware nämlich das A und O im Home-Office. Empfohlen wird eine Internetgeschwindigkeit von mindestens 50 Mbit/s. Wenn du über WLAN arbeitest, solltest du dich möglichst in der Nähe des Routers befinden. Auf diese Weise minimierst du das Risiko, dass das Internet langsam ist. Lästige Unterbrechungen in Videokonferenzen vermeidest du jedoch am besten, indem du LAN statt WLAN nutzt. Eine LAN-Verbindung ist nicht nur schneller, sondern auch stabiler als eine WLAN-Verbindung. Je mehr Geräte sich im WLAN befinden, desto langsamer die Verbindung. Schnelles Internet ist bei einer LAN-Verbindung so gut wie garantiert. Natürlich spielen hierbei auch dein Laptop, seine Leistung und Ausstattung eine entscheidende Rolle.

7. Videokonferenzen strukturieren und moderieren

Gib zum Einstieg einer Videokonferenz eine klare Struktur vor, um das Online Meeting möglichst effizient zu gestalten. Welche Themen stehen an der Tagesordnung und welcher Teilnehmer stellt seine Punkte zuerst vor? Dadurch lenkst du die Konzentration der Teilnehmenden auf die wichtigsten Themen. Im Idealfall moderiert jemand die Konferenz. Wer gerade nicht an der Reihe ist, sollte sein Mikrofon stummschalten, um störende Hintergrundgeräusche und Rückkopplungen zu vermeiden. Zum Schluss fasst die moderierende Person die Inhalte noch einmal kurz für alle zusammen und nennt die wichtigsten Ergebnisse. Nutze einen geteilten Bildschirm oder zwei Monitore. Du hast dann nicht nur deine Gesprächspartner im Blick, sondern kannst währenddessen auch wichtige Ergebnisse mitschreiben. Wer lieber handschriftliche Notizen macht, sollte Stift und Papier bereits vor dem Call parat liegen haben. Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete und kann dir Stress während eines umfangreichen Online Meetings ersparen.

8. Videokonferenzen effizient gestalten

Laut einem Artikel der Wochenzeitung Zeit kosten unstrukturierte und überflüssige Meetings durchschnittlich einen halben Arbeitstag pro Woche. Neben mangelnder Struktur sorgt auch Unpünktlichkeit für Meeting-Frust. Zeig deshalb den anderen gegenüber Respekt, indem du pünktlich zur Konferenz erscheinst und anschließend nicht überziehst. Ein anderer Grund für Unzufriedenheit bei Meetings: Oft werden Mitarbeiter zu virtuellen Treffen eingeladen, die für sie gar nicht relevant sind. Was die Teilnehmerzahl für Videokonferenzen angeht, lautet die Regel deshalb: je weniger, desto besser. Lade also nur diejenigen ein, für die der Call relevant ist. Folglich wird nicht nur die Arbeitszeit der Teilnehmer, sondern auch die der Anderen effizient genutzt.

9. Zeit für Fragen einplanen

Tausche dich mit deinen Kollegen aus und integriere sie in das Gespräch, indem du regelmäßig Pausen für Fragen lässt. Das macht jede Videokonferenz interaktiver und sorgt dafür, dass alle merken: Du hörst ihnen zu. Gleichzeitig stellst du aber auch sicher, dass andere dir zuhören und bei der Sache sind. Fragen ergeben sich dadurch automatisch. Plane also im Voraus genügend Zeit für Fragen ein, um die Videokonferenz nicht überziehen zu müssen.

10. Umgehendes Follow-up

Versende nach dem Anruf eine Zusammenfassung mit den Ergebnissen, den anstehenden Aufgaben und den Fristen an alle Teilnehmenden. So füllst du mögliche Lücken in den Notizen der restlichen Teilnehmer. Nützlich ist es auch, wenn du für dich selbst notierst, was funktioniert hat und was nicht. Dann machst du es beim nächsten Mal besser und ihr werdet eure Videokonferenzen noch besser meistern.

Fazit

Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass Videokonferenzen reibungslos verlaufen. Wähle dazu eine passende Software und nehme dir ebenso Zeit für das richtige Set-up. Eine gründliche Planung mit einer Struktur und einen Ablauf für das Online-Meeting hilft dabei, dass alle Teilnehmenden einen Nutzen aus der Videokonferenz ziehen. Arbeit ist nicht alles: Nutze das Meeting auch, um dich mit deinen Kollegen auszutauschen. Im Home-Office gibt es leider weniger Gelegenheiten für ein kurzes, gemeinsames Pläuschen.

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